Suunnitteluoppia ikä kaikki

[Marita Råman]

Klassikko alallaan on Risto Pelinin Projektihallinnan käsikirja, josta on vuoteen 2009 mennessä otettu kuusi painosta aikajänteellä 1996-2009. Gurun tuotetta on opettavaista verrata johonkin toiseen guruun ja oppi on mennyt perille vasta silloin, kun sitä osataan soveltaa.  Näin on projektihallinnassakin. Käytänne on yksi osatekijä, osaaminen toinen ja kolmantena kummittelee harmaa teoria kiusallisella törmäyskurssilla viheriän ja alati tuoreen käytänteen kanssa.

Projekti tai suunnitelma on jotain jota ei ensi alkuun ole, projekti  luodaan tyhjästä ja se saa projektin edetessä muodon, se muotoutuu olomuotoonsa vähitellen eli eksistentoituu, joten lähitarkastelun näkökulmaksi sopii semiootikko Eero Tarastin eksistentiaalisemioottinen esittämisen teoria ja sen  moi/soi –käsitteet.

Mikä on projektin ”moi” (sana on ranskaa)? Soikin on ranskaa ja sillä on Tarastin kaavailuissa osansa. Yksinkertaistetaan reilusti ymmärrettävyyden hyväksi ja todetaan vain, että moi on jotain yksilöllistä ja individuaalista, kun taas soi on yhteisöllisyyteen ja arvoihin liittyvää. Päästään eteenpäin projektihallinnan eksistentiaalisemiotiikassa.

Pysyvää ja samalla keskeistä projekteissa on muutos, muutoksen johtaminen ja sietäminen stressaantumatta. Projektinhallinnassa on vielä lisämausteena kansainvälistyminen ja muutostahdin kiihtyminen, jolloin entiset toimintamallit eivät välttämättä enää tepsikään. Tästä esimerkkinä Pelin esittää kymmenvuotiskaavailun, jossa Suomi oli 1980-luvulla Euroopan Japani, 1990-luvulla kiemurteli talousvaikeuksissa noin puolen miljoonan työttömän voimin (10 %  väestöstä).

Globalisaatio-ongelmista Pelin toteaa esimerkkinä intialaisen työkulttuurin, jossa työtehtävät on ositettava ja ohjattava hyvin, koska itsenäiseen työhön ei ole totuttu. Sama pätee moneen muuhunkin maahan.  Työn ohjaukselle syntyy lisävaateita alihankinta- ja yhteistyökumppaniketjujen muodostelmasta yhä enenevässä määrin. Viranomaistahotkaan eivät ole säästyneet muutosmullistuksilta ja uudenlaisilta vaatimuksilta, virkaportaan harmiksi vastuulle on sälytetty tulosvastuullisuus.

Odotettavissa on Pelinin mukaan yhä kiristyviä projektitavoitteita ja mutkistuvia projektiorganisaatioita. Myös tiedonkulun ja viestinnän hallinta vaatii enemmän kuin ennen, kun tietojärjestelmät ja tietopankit ovat osa arkipäivää. Johtamisjärjestelmiin tulee entistä enemmän laatustandardivaatimuksia, erityisesti ISO 10006 eli Laatua projektien hallintaa.

Pelin puhuu projektijohtamiskulttuurista. Tämä kulttuuri on vasta syntyvaiheessa, joten kehitysvaihetta voidaan tarkastella alussa mainitun soin ja moin kautta.  Tarasti esittää esittämisen eksistentiaalisina osatekijöinä seitsemän tekijää. Ensinnäkin tarvitaan taito, toiseksi teoria tai metodi, minkä mukaan menetellään. Kolmanneksi on aika, sitten tunteet, sitten kehollisuus (lue: aineellinen muoto), ja kuudentena on arvaamattomuus, josta hän sanoo saman minkä kokenut projektinjohtajakin tietää.”Sikäli kuin esittäminen on dialogia …, sen tärkeimpiä tunnusmerkkejä on, että lopputulosta ei voi milloinkaan ennakolta aavistaa.”  (2011:9) Seitsemäntenä tekijänä on mystinen ”Schein”. 

Suunnittelutoiminnassa, niin LVI-suunnittelussa kuin muussakin käännetään todellisuutta symbolikielelle, jonka avulla saadaan esitettyä rakentamisen piirustuksena esitetty partituuri, jota noudattamalla rakennusprojektin projektipäällikkö voi rakennuttaa ja ohjata esitystä. Saadaan  lopputuloksena aiottu tavoite, suunnitelman mukainen rakennus (tai ainakin lähes sellainen) tai muu asetettu tulostavoite.

Tarastin artikkelissa on jokaisen projektijohtajan kannalta varteen otettava lause. ”Esittämisen todellisuus on aina katoavaista ja unohdukselle altista. Siitä  määrästä mitä olemme nähneet esityksiä, mitkä ovat jääneet mieleemme? ” (2011:11) Projektipäällikkö voi toki nähdä unohtumattomia suunnitelmia, jotka jäävät iäksi mieleen, virheelliset varsinkin. Useimmiten hän muistaa missä ja milloin minkin projektin nuotit esitettiin ja mistä ne löytää uusintaa toivottaessa.

Suunnitelma on esitettävä toisille osapuolille jossakin fyysisessä sekä tajuttavassa muodossa. Esitetty, esitys on jäljennös tai jäljennöksen jäljennös todellisesta toivotusta tilanteesta ja siten toisen asteen todellisuutta. Ammattitaidosta riippuu miten viivoja ja symboleita osataan tulkita, lukea, ymmärtää, jäsentää ja suhteuttaa fysiikan lakeja toimiviksi kokonaisuuksiksi.

Käytettävyys syntyy vakiomuotoisuudesta. Erilaiset käytänteet ja laatustandardit pyrkivät vakiinnuttamaan hyviä toimintatapoja ymmärrettävyyden hyväksi, jotta virhekustannukset minimoituisivat. Projekti ja sen hallinta ovat yhteisöllistä toimintaa, jossa yksilöt, yksittäiset ihmiset ja ammattilaiset toteuttavat aktin. Voimme puhua ”moista”  subtason toimintana, alisteisena suuremmalle käytänteelle, mutta käytännössä toteutus on tärkeintä. Ilman konkreettisia rakennustoimenpiteitä ei mitään saada esille, ei voida esitellä musiikkitaloa tai muutakaan arkkitehtuurin helmeä. Suunnitelma on arvoton ellei sitä toteuteta. Eikä käy päinsä, että suunnittelija on vain esittävinään suunnitelman, hämäys ei onnistu.

Projekti on kokonaisuutena ”soin” yhteisöllisyyden aluetta - arvolatauksia täynnä oleva tekojen, toiveiden ja tahtojen jatkumo, jossa erilaiset arvot kohtaavat ja törmäävät toisiinsa. Tyypillisin arvokysymys koskee rahaa ja eettisyyttä. Kun arvot ovat törmäyskurssilla, useimmiten raha ratkaisee, vaikka lyhytnäköinen arvottaminen saattaa käydä kalliiksi ja kostautua monin eri tavoin.  Esimerkiksi kiireelliset aikataulut kostautuvat, kun huonosti siivotut ja kuivatetut rakennustyömaat tuottavat hometaloja. Projekti on kyllä saatu kunniakkaaseen päätökseen, mutta moin ja soin yhteiselämä tai rakentajan vastuu ei pääty rakennusprojektin loppuessa. Siitä se vasta alkaa, sillä asumukset, julkiset tilat yms. rakennetaan ihmisen tarpeita varten. Vaikka juridista sanktiota ei koituisikaan, syntyy napinaa.

Nykyään tiloista haetaan yhteisöllisyyttä, rakennetaan Tilaa ja Plazzoja sekä toriaukeita niin sisälle kuin uloskin.  Joka tapauksessa esittäminen on aina jatkuvaa, prosessuaalista eli diskreettisten elementtien kasaamista, toteaa Tarasti. (2011:7) Projektihallinta suunnitteluopillisessa pähkinänkuoressa voidaan esittää seuraavasti.

Tarasti Esittämisen eksistentiaalit

Projekti- ilmentymä

Pelin Projekti- hallinta

Råman Ilmiöinnin modaliteetit

 

TAITO	suunnittelutaito	Projektisuunnitelma	kompetenssineliö (voida/osata) -> voiminen
TEORIA	muutosten määrä, menettelyt	Muutosten hallinta (7-vaiheinen)	kognitiivinen neliö (havaita/ymmärtää) -> tietäminen
AIKA	tiukka, kireä aikataulu	Projektin aikaohjaus	obligatorinen neliö (totella/vaatia) -> täytyminen
TUNTEET	stressi, kiire	Projektipäällikön ominaisuudet	dysforinen neliö haluta/saada -> tahtominen
INTENTIONAALINEN KEHO	tietotekniikka	Tiedon hallinta projekteissa	aktiviteettineliö (virkistyä/toimia) -> tekeminen
ARVAAMATTOMUUS	riskikartoitus, ennakointi	Riskien luokittelu	eksistentiaalinen neliö (syntyä/kuolla) -> oleminen
SCHEIN/SEIN (näyttää/olla ) -> ns. totuusneliö	käytettävyys	Projektin resurssiohjaus	veridiktorinen neliö (olla/näyttää) -> uskominen

 

Tarinan opetus on kokemuksessa. Kokenut projektijohtaja hallitsee perusteet ja perusasiat, hänen määrittelynsä ovat selkeitä ja ytimekkäitä. Hän osaa esittää asiansa niin että se on järkeen käypää ja joka iikan ymmärrettävissä.

---

 MOI

M1 (S4) Projektisuunnitelma    (PERUSTUS)      M2 (S3) Projektihallinta (TOTEUTUS)
Primäärinen taso                                                   Fenomenologinen taso
- laatusuunnitelma, selvitykset…                        -  suunnittelu, projektivaiheet
                                                        Z

S2 (M3) Projektiryhmä (TIIMI) S1 (M4)  Projektitavoite (TAVOITE)
Sosiaalinen taso                                                    Intentionaalinen taso
- stressi, emootiot, viestintä…                            - näkemys, taso,päämäärä,  budjetti….                                      

    SOI

---

Lähteet:

Risto Pelin. Projektihallinnan käsikirja, Projektijohtaminen Oy Risto Pelin, 2009
Eero Tarasti. Ehdotus esittävien taiteiden teoriaksi ss. 2-32, Synteesi 4/2011