Pasi Puikkonen:n sivu

Sosiaalisen median palvelut ovat tehostaneet viestintää huimasti, mutta organisaatioiden dokumentaatio tehdään valtaosin entiseen tapaan. Nuori suomalainen it-yritys Polar Shift Oy uskoo, että sosiaalisesta mediasta kannattaa ottaa oppia myös uusiin työskentelytapoihin. Polar Shiftin palveluiden perustana on työnteon kehittämiseen tarkoitettu ryhmätyöympäristö Confluence Enterprise wiki.

Vaikka suomalaiset yritykset ovat jo alkaneet hyödyntää Facebookin ja Twitterin kaltaisia julkisia palveluita viestinnässään, sosiaalisen median ratkaisuja osataan vain harvoin hyödyntää organisaatioiden sisäisessä kommunikaatiossa ja dokumentaatiossa.

”Organisaatioiden keskeisimmät prosessit on usein tunnistettu ja automatisoitu, mutta yllättävän suuri osa kirjoitus- ja dokumentaatiotyöstä tehdään tietokoneella lähes samalla tavalla kuin aikoinaan perinteisellä kirjoituskoneella”, toteaa Polar Shift Oy:n toimitusjohtaja Pasi Puikkonen.

Yritysten sisäisessä viestinnässä käytetään nykyisin runsaasti sähköpostia sekä erilaisia intranet-ratkaisuja. Kokousmuistioiden ja muun dokumentaation kirjoittamiseen käytetään toimisto-ohjelmistoja ja ne jaetaan joko sähköpostilla tai yhteisellä verkkolevyllä. Työmaailman tieto on pirstaloitunutta, se liikkuu suojaamattomana eikä ole aina saatavilla silloin kuin pitäisi. Tiedot ovat usein hajallaan useassa eri tietojärjestelmässä ja dokumentissa.

”Varsin yleinen tapa kommentoida dokumentteja, kuten vaikkapa kokouspöytäkirjoja, on lähettää niitä edestakaisin sähköpostitse. Tällöin kommenttien yhteenveto on lähes mahdotonta. Ei siis ole ihme, että varsinkin sujuvan sosiaalisen median käyttöön oppineen nuoren työntekijän päivät kuluvat helposti neukkarissa ja työt tehdään työajan jälkeen omilla välineillä. Maailma muuttuu, myös työtapojen pitää antaa muuttua”, Puikkonen kiteyttää.

Confluence yhdistää sosiaalisen median parhaita käytäntöjä

Polar Shift tarjoaa yritysten ja organisaatioiden viestinnän ja dokumentoinnin ongelmien ratkaisuksi sosiaalisen median parhaita käytäntöjä yhdistävää tuotetta, työnteon kehittämiseen tarkoitettua ryhmätyöympäristöä Confluence Enterprise wikiä.

Australialaisen ohjelmistoyritys Atlassianin kehittämä tuote yhdistää wikin, blogit, mikroblogit ja käyttäjien verkostoitumisen uutissyötteineen. Polar Shift on yhdistänyt siihen yhdessä tekemisen ja vahvan tunnistuksen, ja tarjoaa kokonaisuuden täysin hallinnoituna palveluna.

Polar Shiftin palveluna tarjoama organisaatioiden sisäinen työtila on saavutettavissa internetin kautta ajasta ja paikasta riippumatta, kaikilla selaimilla. Kaikki tärkeä dokumentaatio on samassa paikassa, ja käyttäjä saa ilmoitukset muutoksista wikin työpöydälle. Keskeisiin dokumentteihin tulleista muutoksista voi tilata ilmoituksen vaikkapa sähköpostiin. Käyttäjät voivat myös luoda uusia työtiloja ja määritellä, ketkä niihin pääsevät käsiksi. Tehokkaan haun avulla haluttu tieto löytyy helposti.

”Luotettavan tunnistuksen ja viestinnän avoimuuden hyödyt ovat jo käytössä yliopistomaailmassa. Suomalaiset yliopistot ovat siirtyneet käyttämään sähköisiä työtiloja sekä opetuksessa että tutkimuksessa. Yliopistomaailmasta saatu kokemus on myös ollut meille hyvä pohja kehittää konseptia vielä pidemmälle", kertoo Polar Shift Oy:n hallituksen puheenjohtaja DI Jesse Lahtinen.

Polar Shiftin palveluna tarjoama Confluence wiki sopii myös organisaatiorajat ylittävään yhteistyöhön. Työtilojen käyttöä ei tarvitse rajoittaa organisaation sisäiseen käyttöön, vaan tarvittaessa yrityksen yhteistyökumppanit ja asiakkaat voidaan kutsua mukaan.

Maksuton demo löytyy osoitteesta www.polarshift.fi